Datenschutzerklärung

Wir nehmen den Schutz deiner personenbezogenen Daten ernst. Nachfolgend informieren wir dich
darüber, welche Daten wir verarbeiten, zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage.

1. Verantwortlicher

Ballsport Arena B2 GmbH
Rudolf-Diesel-Straße 4
86663 Asbach-Bäumenheim
Telefon: +49 151 40358765
E-Mail: info@ballsport-arena.de
Ansprechpartner für Datenschutzfragen: Michael Grinzinger

2. Aufruf unserer Website

Beim Aufruf unserer Seiten verarbeitet unser Hoster technisch notwendige Verbindungsdaten:
IP-Adresse, Zeitpunkt der Anfrage, aufgerufene Ressource, übertragene Datenmenge, Referrer sowie
Browser- und Betriebssystemkennung. Diese Daten sind erforderlich, um die Seite auszuliefern und
den Betrieb abzusichern. Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen findet nicht statt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren und stabilen
Betrieb unserer Website).

Speicherdauer: Beim Aufruf unserer Website werden keine gesonderten Zugriffsprotokolle mit
IP-Adressen gespeichert. Technische Server- und Fehlerprotokolle (Systemjournal) werden spätestens
nach 30 Tagen automatisch gelöscht.

Hosting: Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen. Der Serverstandort liegt in
Deutschland.

3. Kundenkonto

Für Buchungen ist ein Kundenkonto erforderlich. Wir verarbeiten dabei: Vorname, Nachname,
E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift (Straße, Postleitzahl, Ort, Land) und dein Passwort, das
wir ausschließlich als kryptografischen Hash speichern — im Klartext ist es uns nicht bekannt.

Zusätzlich speichern wir deine Einwilligung in AGB und Datenschutzerklärung sowie deine
WhatsApp-Einwilligungen: Mit deiner Einwilligung senden wir dir Buchungs-Infos per WhatsApp
(Bestätigungen, Erinnerungen und kurzfristige Änderungen zu deinen Buchungen) und — nur mit einer
gesonderten, davon unabhängigen Einwilligung — gelegentlich Angebote, die zu dir und deinen
Buchungen passen. Beides ist freiwillig, keines ist Voraussetzung für dein Konto, und du kannst
jede der beiden Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft in deinen Kontoeinstellungen
widerrufen. Zum Nachweis speichern wir Zeitpunkt und Fassung der Einwilligung sowie einen etwaigen
Widerruf. Rechtsgrundlage ist insoweit deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Wenn dein Konto aus unserem früheren Buchungssystem übernommen wurde, liegen E-Mail-Adresse und
Telefonnummer bereits vor; du ergänzt beim ersten Login nur Vorname, Nachname und Passwort.

Zur Anmeldung setzen wir ein technisch notwendiges Session-Cookie. Es dient ausschließlich der
Aufrechterhaltung deiner Anmeldung und wird nicht zu Analyse- oder Werbezwecken verwendet.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Nutzungsvertrags).

Speicherdauer: für die Dauer deines Kundenkontos. Nach dessen Löschung entfernen wir deine Daten,
soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (siehe Ziffer 12).

4. Buchungen

Bei einer Buchung verarbeiten wir Platz, Sportart, Datum, Uhrzeit, Preis und Buchungsstatus sowie
— wenn du die Funktion nutzt — die von dir eingeladenen Mitspieler.

Wenn du Mitspieler einlädst, teilen wir diesen mit, wann und wo ihr spielt und von wem die
Einladung stammt. Lade bitte nur Personen ein, die damit einverstanden sind.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

5. Zahlungen (Stripe)

Zahlungen wickeln wir über die Stripe Payments Europe, Limited (1 Grand Canal Street Lower, Grand
Canal Dock, Dublin, Irland) ab. Bei einer Zahlung werden deine Zahlungsdaten (z. B. Kartendaten,
SEPA-Mandatsdaten) unmittelbar an Stripe übermittelt. Wir selbst erhalten keine vollständigen
Kartendaten, sondern nur den Zahlungsstatus und eine Referenz zur Transaktion.

Für die sichere Abwicklung bindet unser Bezahlbereich ein Skript von Stripe (js.stripe.com) ein.
Stripe setzt dabei funktionale Cookies zur Betrugserkennung (__stripe_mid, __stripe_sid).
Diese sind für die Durchführung der von dir angeforderten Zahlung erforderlich und dienen nicht
der Analyse oder Werbung. Sie werden nur im Bezahlbereich gesetzt, nicht auf unseren
Marketing-Seiten.

Stripe kann personenbezogene Daten in Drittländer übermitteln. Die Übermittlung ist durch
Standardvertragsklauseln der EU-Kommission abgesichert. Weitere Informationen findest du unter
https://stripe.com/de/privacy

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung); für die Betrugserkennung
zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Verhinderung von
Zahlungsbetrug) sowie § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (unbedingt erforderlich zur Erbringung des von dir
ausdrücklich gewünschten Dienstes).

6. Rechnungsstellung und Buchhaltung (sevDesk)

Zur Rechnungsstellung und Buchhaltung nutzen wir sevDesk (sevDesk GmbH, Hauptstraße 115, 77652
Offenburg). Übermittelt werden deine Rechnungs- und Kundenstammdaten sowie die abgerechneten
Leistungen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO
(Erfüllung unserer handels- und steuerrechtlichen Pflichten).

7. Guthaben (Wallet) und Gutscheine

Wenn du Guthaben auflädst oder einen Gutschein kaufst oder einlöst, verarbeiten wir die zugehörigen
Beträge, Zeitpunkte, Bonusgutschriften und Transaktionen.

Beim Kauf eines Gutscheins für eine andere Person verarbeiten wir zusätzlich deren
E-Mail-Adresse. Wir verwenden sie ausschließlich für die Zustellung des Gutscheins und nicht
zu Werbezwecken. Sie wird gelöscht, sobald der Gutschein eingelöst oder abgelaufen ist und keine
Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

8. E-Mail-Kommunikation

Systemmails (Buchungsbestätigungen, Rechnungen, Gutscheine, Kontomitteilungen) versenden wir über
Microsoft 365 / Microsoft Graph (Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South
County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland). Dabei werden deine E-Mail-Adresse und der
Inhalt der jeweiligen Nachricht verarbeitet.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Schreibst du uns per E-Mail, legen wir deine Nachricht als Vorgang in unserem internen
Kommunikationsbereich ab, damit wir sie bearbeiten können und der Verlauf nachvollziehbar bleibt.
Zur Vorbereitung einer Antwort kann unser Team einen KI-gestützten Entwurf erzeugen lassen. Dafür
übermitteln wir den Inhalt deiner Nachricht und, soweit sie dir zugeordnet werden kann, die zur
Beantwortung erforderlichen Kontodaten an Amazon Bedrock — zu Anbieter, Speicherort und
EU-Verarbeitung siehe Ziffer 9. Der Entwurf wird stets von einem Menschen geprüft; versendet
wird nur, was eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter freigegeben hat. Eine automatisierte
Entscheidung im Einzelfall im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f
DSGVO (berechtigtes Interesse an einem effizienten Kundenservice).

Speicherdauer: E-Mail-Vorgänge werden drei Jahre ab dem Ende des Jahres gespeichert, in dem die
letzte Nachricht des Vorgangs eingegangen ist. Soweit Korrespondenz handels- oder steuerrechtlichen
Aufbewahrungspflichten unterliegt, gelten die in Ziffer 12 genannten Fristen.

9. Konto-Chat (KI-Assistent)

In deinem Kundenkonto steht dir ein KI-gestützter Chat zur Verfügung, über den du Fragen zu deinem
Konto und deinen Buchungen stellen kannst.

Denselben KI-Assistenten setzen wir im Chat auf unserer Website auch ohne Anmeldung sowie auf
WhatsApp ein; die Angaben dieser Ziffer gelten dort entsprechend. Ohne Anmeldung verarbeiten wir
keine Kontodaten. Auf WhatsApp verarbeiten wir zusätzlich deine Rufnummer, damit wir dir antworten
können.

Deine Nachrichten und die Antworten des Assistenten speichern wir in unserer Datenbank, damit dir
der Gesprächsverlauf erhalten bleibt. Zur Erzeugung der Antworten übermitteln wir den
Gesprächsinhalt sowie die zur Beantwortung erforderlichen Kontodaten an unseren KI-Dienstleister.

Für den KI-Assistenten im Konto-Chat nutzen wir Amazon Bedrock, einen Dienst der
Amazon Web Services EMEA SARL. Die Verarbeitung deiner Eingaben erfolgt ausschließlich innerhalb
der Europäischen Union. Gespeichert werden die Daten in Frankfurt am Main (Region eu-central-1);
die Berechnung kann aus Kapazitätsgründen in einer der folgenden EU-Regionen erfolgen: Frankfurt,
Irland, Paris, Stockholm, Mailand, Spanien. Eine Übermittlung in ein Drittland findet nicht statt.
Grundlage ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Deine Eingaben werden nicht zum
Training von KI-Modellen verwendet.

Bitte gib im Chat keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten ein (z. B.
Gesundheitsdaten) und keine Daten Dritter.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f
DSGVO (berechtigtes Interesse an einem effizienten Kundenservice).

Speicherdauer: 12 Monate nach der letzten Nachricht einer Konversation. Du kannst die Löschung
jederzeit verlangen.

10. Zutritt und Hallensteuerung

Auf Basis deiner Buchung steuern wir Licht und Zutritt in der Halle automatisiert. Verarbeitet
werden dabei der gebuchte Platz, der Zeitraum und der zugehörige Zutrittscode.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Anzeigen in der Halle

In der Ballsport Arena zeigen Bildschirme an den Plätzen, welcher Platz gerade belegt ist und wann die nächste Buchung beginnt. Dabei erscheint bei Buchungen von Privatpersonen der Vorname der buchenden Person oder ein auf deinen Wunsch hinterlegter Anzeigename, bei Vereinen und Organisationen deren Name, bei Mannschaftsspielen die Namen der beteiligten Vereine. Nachnamen, Kontaktdaten oder Preise werden nicht angezeigt.

Zweck ist die Orientierung in der Halle: Spielerinnen und Spieler sehen, wann ihr Platz frei wird, und Nachfolgende finden ihren Platz. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem reibungslosen Hallenbetrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Anzeige erfolgt nur während der laufenden Buchung und kurz davor als Hinweis auf die nächste Buchung; sie wird weder gespeichert noch aufgezeichnet.

Widerspruch: Du kannst der Anzeige deines Vornamens bzw. Anzeigenamens jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Eine formlose Nachricht an info@ballsport-arena.de genügt. Danach erscheint bei deinen Buchungen nur noch „Buchung“.

11. Videoüberwachung

Zum Schutz vor Einbruch, Diebstahl und Vandalismus sowie zur Aufklärung von Schadensfällen setzen
wir in unseren Räumlichkeiten eine Videoüberwachung ein. Erfasst werden der Eingangsbereich, das
Bistro und die Sportbereiche; Umkleiden und Sanitärräume werden nicht überwacht. Auf die
Überwachung wird vor Ort durch Hinweisschilder aufmerksam gemacht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am Schutz unseres Eigentums und
der Aufklärung von Vorfällen).

Speicherdauer: Die Aufnahmen werden nach spätestens 72 Stunden automatisch überschrieben. Bei einem
konkreten Vorfall (z. B. Schadensmeldung, Einbruch) sichern wir die betreffenden Sequenzen bis zur
Klärung des Vorfalls.

12. Speicherdauer und Löschung

Wir löschen personenbezogene Daten, sobald der Zweck der Speicherung entfällt oder du die Löschung
verlangst.

Handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt: Rechnungen und
buchhaltungsrelevante Unterlagen bewahren wir nach §§ 147 AO, 257 HGB auf (in der Regel sechs
bzw. zehn Jahre). Für die Dauer dieser Fristen beschränken wir die Verarbeitung auf die
Aufbewahrung.

13. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir geben deine Daten nur an folgende Dienstleister weiter, soweit dies zur Erbringung unserer
Leistungen erforderlich ist:

Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen — Hosting (Serverstandort Deutschland)
Stripe Payments Europe, Ltd., Dublin — Zahlungsabwicklung
sevDesk GmbH, Offenburg — Rechnungsstellung und Buchhaltung
Microsoft Ireland Operations Ltd., Dublin — E-Mail-Versand
Amazon Web Services EMEA SARL, Luxemburg — KI-Assistent im Konto-Chat und KI-gestützte Entwürfe für E-Mail-Antworten (Amazon Bedrock, Verarbeitung innerhalb der EU)

Mit diesen Dienstleistern haben wir Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO
geschlossen.

14. Keine Werbetracker

Wir setzen auf dieser Website keine Analyse-, Tracking- oder Werbe-Cookies ein. Wir binden
weder Social-Media-Pixel noch Schriftarten von externen Content-Delivery-Netzwerken ein; unsere
Schriften liefern wir von unserem eigenen Server aus.

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies:

ein Session-Cookie zur Aufrechterhaltung deiner Anmeldung (Ziffer 3),
die Betrugserkennungs-Cookies von Stripe im Bezahlbereich (Ziffer 5).

Beide sind für die von dir angeforderten Dienste erforderlich und bedürfen nach § 25 Abs. 2 Nr. 2
TDDDG keiner Einwilligung. Deshalb zeigen wir dir kein Cookie-Banner.

15. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung
(Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und
Widerspruch gegen Verarbeitungen, die wir auf ein berechtigtes Interesse stützen (Art. 21).

Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die
Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Zur Ausübung deiner Rechte genügt eine Nachricht an info@ballsport-arena.de.

Außerdem steht dir ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu. Für uns zuständig ist das
Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 27, 91522 Ansbach.

16. Datensicherheit

Die Übertragung deiner Daten erfolgt TLS-verschlüsselt — erkennbar am „https" am Beginn der
Adresszeile. Wir sichern unsere Systeme durch technische und organisatorische Maßnahmen gegen
Verlust, Zerstörung, unbefugten Zugriff und Veränderung. Ein vollständiger Schutz gegen alle
denkbaren Gefahren ist technisch nicht möglich.

17. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Dienste oder die Rechtslage ändern. Es
gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.

Stand: Oktober 2026